Adakah anda mengetahui istilah-istilah yang digunakan dalam pengurusan fleet? Ramai pelanggan keliru dengan beberapa istilah yang digunakan ketika menghantar kenderaan SPANCO ke pusat servis. Bagi mendapatkan kefahaman yang lebih baik, disenaraikan beberapa istilah yang biasa digunakan seperti berikut:
1. Masa Yang Diambil (Turnaround Time)
Masa yang diambil atau Turnaround Time adalah istilah yang digunakan untuk merujuk tempoh yang diambil bagi menyiapkan sesuatu tugas servis atau pembaikan. Tanda aras SPANCO adalah dalam masa 24 jam untuk servis berjadual, 21 hari untuk rombak rawat enjin dan 30 hari untuk pembaikan akibat kemalangan.
2. Tempoh Pembaikan
Istilah tempoh pembaikan merujuk kepada jumlah masa fleet yang tidak dapat digunakan kerana menjalani penyenggaraan atau pembaikan. Hal ini disebabkan oleh faktor seperti penyenggaraan yang tidak dirancang, pembaikan dan penukaran tayar atau penggantian peralatan aksesori. Oleh itu, bagi meningkatkan keberkesanan penggunaan kenderaan, tempoh pembaikan boleh dikurangkan dengan menyusun jadual penyenggaraan secara efektif dari semasa ke semasa.
3. Putaran Kenderaan
Kenderaan boleh dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan yang lain untuk menyamaratakan jarak perbatuan. Kaedah ini kerap digunakan ke atas kenderaan ‘pool’ iaitu Kereta Jabatan, berbanding yang dikhususkan untuk individu iaitu Kereta Rasmi Jawatan.
4. Penggunaan Kenderaan
Penggunaan kenderaan adalah istilah merujuk jumlah masa kenderaan dimanfaatkan berbanding tempoh kesediaannya. Ia diukur dengan mengira masa sebenar kenderaan digunakan berbanding tempoh kenderaan bersedia untuk digunakan. Penunjuk ini dapat membantu mengenal pasti sama ada saiz fleet bersesuaian dengan keperluan organisasi atau sebaliknya.
5. Polisi Pelupusan
Polisi pelupusan menggariskan bagaimana sebuah organisasi boleh melupuskan kenderaan yang tidak diperlukan lagi. Polisi ini mengambil kira kos pelupusan, susut nilai, kerosakan, insurans, komisen, kos persiapan, pentadbiran jualan, kos penyimpanan dan keselamatan, cukai jalan yang tidak luput dan yuran lelongan. Sebagai panduan, semakin cepat kereta dapat dijual, maka semakin kurang pula kos pelupusan.
6. Kerosakan Kecil
Pemandu harus ingat untuk melaporkan jika terdapat sebarang kerosakan kecil atau kecacatan pada kereta dengan menggunakan borang yang disediakan. Hal ini kerana sesetengah kerosakan memerlukan perhatian serta-merta tetapi jika tidak kritikal atau tidak membahayakan pemandu dan penumpang, pembaikan bolehlah ditunda pada jadual penyenggaraan yang berikutnya.
7. Sewa Pajak
Sebelum berhasrat menyewa pajak kenderaan, ‘kos seumur hidup’ hendaklah dikira dan dibandingkan dengan pilihan perolehan yang lain. Jika menyewa pajak adalah pilihan kos paling efektif, maka kos seumur hidup boleh digunakan untuk mengenalpasti tempoh sewaan yang optimum. Syarat-syarat pajakan selalunya melibatkan bayaran bulanan tetap sebagai balasan untuk menggunakan kereta tersebut. Kontrak akan mengkhususkan beberapa terma penggunaan seperti had jarak perjalanan yang telah dipersetujui dengan bayaran penalti dikenakan untuk setiap lebihan perbatuan.
8. Kos Seumur Hidup
Kos seumur hidup merujuk apabila membeli kenderaan, organisasi harus mengambil kira ‘kos seumur hidup’ dari segenap sudut. Ia termasuklah kos perolehan dan penawaran tender, kos pajakan dan penyusutan nilai, penyenggaraan, penggunaan bahan api berbanding perbatuan, cukai jalan, insurans, bayaran bulanan, nilai pelupusan, kos penamatan awal, pemasangan aksesori dalaman dan luaran serta kos mengecat semula. Pertimbangan dalam membuat keputusan pembelian harus juga termasuk faktor yang tidak membabitkan kewangan seperti kesediaan rangkaian pusat servis diiktiraf dan khidmat sokongan serta isu-isu berkaitan kualiti.
