Bagi memastikan setiap Pusat Servis Diiktiraf (PSD) mematuhi piawaian perkhidmatan yang ditetapkan dan mengekalkan standard kualiti yang sama, sistem Audit 4M telah diperkenalkan oleh SPANCO pada 1 Disember 2014.
Sistem penilaian ini telah digunakan oleh Proton Edar di semua cawangan servis mereka termasuk di Pusat Servis Wilayah (PSW) SPANCO sendiri di Batu Caves dan Bangi yang merupakan Wakil Servis Sah Proton Edar.
Melalui pelaksanaan sistem ini, prestasi PSD diukur dan dinilai secara berjadual dari masa ke semasa. Bagaimanapun, sebelum sesebuah pemeriksaan dilakukan, Kementerian Kewangan akan dimaklumkan terlebih dahulu keadaan PSD tersebut bagi mendapatkan gambaran sebenar dan menilai secara telus tanpa sebarang prejudis.
4M Sebagai Kayu Pengukur
Sesuai dengan namanya, sistem Audit 4M menilai prestasi pusat servis berlandaskan kepada empat kriteria M iaitu ‘Method’, ‘Manpower’, ‘Machine’ dan ‘Material’.
1. Method atau Kaedah
Pengurus pusat servis perlu menentukan jumlah kereta yang akan diservis dan kakitangan yang dipertanggungjawabkan. Beliau perlu mengenal pasti kaedah paling berkesan untuk setiap peringkat tugasan bagi mengelak sebarang pembaziran masa dan tenaga. Mengawal pembaziran adalah kunci utama kepada servis yang cekap.
2. ‘Manpower’ atau Tenaga Kerja
Setelah kaedah dikenal pasti, pengurus pusat servis perlu menetapkan jumlah tenaga kerja yang diperlukan dan jawatan yang sesuai untuk setiap peringkat tugasan. Kakitangan perlu dilatih dan prestasi mereka dinilai. Selain itu tempoh setiap tugas dapat disiapkan juga perlu dioptimumkan.
3. ‘Machine’ atau Peralatan
Setiap pusat servis perlu menyediakan kemudahan, jentera dan peralatan pusat servis yang memenuhi standard. Kakitangan hendaklah diberikan peralatan yang sesuai untuk menyempurnakan tugas mereka secara berdikari serta diberi latihan untuk menyelenggara peralatan tersebut. Keselamatan kakitangan turut diutamakan dan pada masa yang sama kecekapan serta produktiviti mereka dipertingkatkan.
4. ‘Material’ atau Bahan
Pusat Servis perlu menyediakan bahan-bahan yang diperlukan untuk menyiapkan tugasan dengan secukupnya dan diletakkan di lokasi yang sesuai. Sebagai contoh, kesemua bahan untuk kerja pembersihan mestilah sentiasa tersedia di dalam pembungkusan yang mudah dicapai dan dibuka bagi mengurangkan pembaziran pergerakan kakitangan.
Penilaian dan Perbincangan
Keempat-empat aspek 4M itu kemudian akan dinilai seperti antaranya:
- Kemahiran dan kemesraan kakitangan.
- Peralatan berada dalam keadaan baik dan diselenggarakan secara berkala.
- Ruang kerja berkeadaan selesa dan bersih.
- Prosedur operasi standard (SOP) dipatuhi.
- Alat ganti tulen diguna dan diuruskan dengan baik.
Hasil dari keputusan penilaian akan dibincangkan bersama dengan pemilik dan pengurus pusat servis terbabit. Jika terdapat kelemahan, Jabatan Audit SPANCO akan mengeluarkan notis peringatan. Satu tempoh akan diberikan kepada PSD untuk memperbaiki kelemahan mereka dan penilaian semula akan dibuat bagi memastikan kelemahan itu dapat diatasi.
Manfaat kepada pelanggan-pelanggan SPANCO
Sistem Audit 4M amat penting dalam mewujudkan kesefahaman dan kesinambungan bagi menjamin servis yang berkualiti untuk semua pelanggan-pelanggan SPANCO. Melalui pelaksanaannya, bukan sahaja pelanggan-pelanggan di PSW Batu Caves dan PSW Bangi malahan mereka yang berada di luar Lembah Klang turut diberikan perkhidmatan dengan tahap layanan dan mutu servis yang sama, baik dari aspek pengurusan luaran mahupun dalaman sesebuah pusat servis.
